Créez un formulaire (demandes)
Si vous souhaitez appliquer un processus de validation aux demandes issues d'un formulaire, pensez à créer votre workflow préalablement.
Pour créer un nouveau formulaire, rendez-vous sur la console de paramétrage.
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/b/1/8/8/b188Peu de lecturesModifiez les informations de la demande
Vous pouvez modifier à tout moment les informations relatives à vos demandes
En vue liste :
Aperçu de la vue liste des demandes d'exercice de droit.
Directement sur la fiche de demande :
Aperçu de l'écran de consultation d'unePeu de lecturesTransmettez la demande
Il peut arriver que les demandes reçues ne soient pas des demandes d'exercice de droit au sens du RGPD, que vous ne soyez pas le bon destinataire ou que vous ayez besoin de transmettre la demande à un autre service ou un organisme.
Exemples :
La demande est adressée à un autre service de l'entreprise comme le SAV ou le service commercial ;
La demande est adressée à l'un de vos partenaires ;
Vous êtes sous-traitant et la demande est adressée au RT.
Dans ces hypothèses, vous pourrez, tranPeu de lecturesHistorique de la demande
Pour retrouver l'historique de traitement de la demande, cliquez sur l'onglet "Historique" à côté de "Actions associées"
Chaque action de traitement réalisée sur la demande sera journalisée : qualification de la demande, messages envoyés, prolongation de la demande, plan d'action réalisé, email envoyé, réalisation des étapes de workflow, etc.Peu de lecturesGérez votre demande
Vous pourrez gérer sur la plateforme les demandes intégrées manuellement ou reçues via les formulaires en ligne.
Il vous suffit de consulter la demande en question pour accéder au détail et la traiter.
Accédez à une demande en cliquant sur le nom du demandeur, ou depuis les 3 points verticaux en cliquant sur le bouton "Consulter".
Aperçu de la vue liste des demandes.
LPeu de lecturesCollaborez
Pour en savoir plus sur la collaboration du module exercice des droits, c'est ici 👇🏼
Echangez avec le demandeur
Envoyez les messages via le chat
Message externe : messages envoyés au demandeur sur son espace personnel. Il recevra un email de notification qui l'informera qu'un message l'attend.
Message interne : messages envoyés à vos collaboratePeu de lecturesAnalysez la recevabilité de la demande
Dès la réception ou l'intégration de la demande, vous pouvez analysez sa recevabilité depuis le bandeau d'analyse de recevabilité en haut de l'écran en cliquant bouton "Analyser".
Une pop up apparait et vous permet de qualifier la demande de recevable ou non recevable
Demande recevable
Si la demande est recevable, il vous suffit d'enregistrer votre appréciation et vous pourrez ainsi débuter votre workflow et/ou réaliser vos actions !
![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/Peu de lecturesExportez les demandes d'exercice de droits
Vous pouvez à tout moment exporter la liste des demandes d'exercice de droits, il vous suffit de cliquer sur "Télécharger".
Aperçu de la vue liste des demandes d'exercice de droit. Focus sur le téléchargement.Peu de lecturesObtenez le code de votre formulaire
Vous pouvez récupérer le code de votre formulaire :
En vue liste
Aperçu de la vue liste des formulaires
Directement sur votre modèle de formulaire
Aperçu du code depuis un formulaire
Une fois après avoir copié le code, vous pouvez lPeu de lecturesDupliquez votre formulaire
Pour dupliquer vos formulaires, il vous suffit de cliquer sur les trois petits points sous la colonne "Actions" puis sur "Dupliquer"
Choisissez ensuite l'entité sur laquelle vous souhaitez dupliquer le formulaire et enregistrez vos modifications !
Personnaliser l'accusé de réception envoyé à lPeu de lecturesConfiguration du formulaire
La première étape permet de :
Personnaliser la page d'accueil en intégrant une image
Choisir les champs à afficher, le type de personnes concernées, le type de demande
Ajouter des champs supplémentaires, en utilisant les champs "Champ paramétrable #1 et #2" ou "Champs personnalisés" pour réutiliser un champ que vous auriez configurer auparavant via les [](/guide-utilisateur-witik/configurez-votre-plateforme/les-essentiels-configurez-votre-plateformePeu de lecturesClôturez la demande
Une fois la demande traitée, il convient de la clôturer. Trois cas de figure se présentent.
Demande sans workflow et sans plan d'action
Dans ce cas, vous trouverez le bouton de clôture à tout moment
Demande avec workflow sans plan d'action
Lorsqu'une demande est rattachée à un plan d'action, vous devez réaliser toutes les étapes pour obtenir le boutonPeu de lecturesLes essentiels - Demandes
🎬PrésentationAccédez aux demandes d'exercice de droitIntégrez une alerte manuellement[Créez un formulaire (demandes)](/guide-utilisateur-witik/droits-des-personnes/les-essentiels-demandes/creez-un-formPeu de lecturesIntégrez une demande manuellement
Pour intégrer manuellement une demande, cliquez sur "Enregistrer une demande".
Vue d'une liste d'utilisateurs avec le bouton "Enregistrer une demande"
Remplir le formulaire
Afin de saisir la demande dans l'outil, vous devez compléter les informations suivantes. Les champs suivis d'un astérisque sont obligatoires.
**Peu de lectures📹 Droits des personnes en vidéo
Peu de lecturesEspace personnel du demandeur
Le demandeur reçoit un courriel de confirmation contenant un lien le renvoyant vers son espace personnel. On retrouve dans cet espace :
Une chat box qui permet à la personne concernée d'échanger avec le responsable de traitement et d'envoyer des pièces jointes
Le détail de la demande (statut, date, etc.)
L'avancement de la demande
L'historique de vos demandes
VuePeu de lecturesGérez la langue des formulaires
Vous avez la possibilité de déployer votre formulaire dans différentes langues. Pour cela, il suffit d'accéder aux paramétrages de base et suivre les étapes suivantes.
Aperçu du tableau de bord, avec l'accès à la console de paramétrage.
Aperçu dePeu de lectures📹 Intégrer une demande d'exercice de droit
Peu de lecturesReliez des actions à vos demandes
Créez vos actions
Pour relier des actions à vos demandes, il vous suffit d'accéder à la demande en question puis de cliquer sur "Nouvelle action".
Aperçu de l'écran de consultation d'une demande d'exercice de droit. Focus sur les actions.
Il vous suffit, dès lors, de décrire votre action et de la décomposer en une ou plusieurs tâches.
N'oubliez pas d'enregiPeu de lecturesFormulaire intégrable
Un formulaire intégrable est directement encastré à l'intérieur d'une page existante, via l'insertion d'un code dans la page.
Pour créer un formulaire intégrable, sélectionner le bouton de gauche depuis cette page.
Aperçu de l'écran de sélection du type de formulaire
Attention ! Veillez à avoir procéder aux paramètPeu de lecturesProlongez le délai de votre demande
Article 12 alinéa 3 du RGPD :
Le responsable du traitement fournit à la personne concernée des informations sur les mesures prises à la suite d'une demande formulée en application des articles 15 à 22, dans les meilleurs délais et en tout état de cause _dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. Au besoin, _ce délai peut être prolongé de deux mois__, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Le responsable du traitementPeu de lecturesObtenez le lien de votre formulaire
IMPORTANT À SAVOIR
Vous pouvez récupérer le lien de votre formulaire :
En vue liste
Directement sur votre modèle de formulaire
Aperçu de l'écran de consultation d'une demande d'exercice de droit.
Une fois après avoir copié le lien,Peu de lectures
